1. Hur vet jag om mitt företag behöver en IT-avdelning?
Detta är svårt att svara på direkt. Därför ställer vi ett antal frågor först;
Om du svarar ”nej” eller ”vet inte” på ett par av frågorna så kan er IT kosta mer än vad den gör nytta. Detta går att ändra på så att ni istället blir mer effektiva och kan spara mycket pengar på att ha en IT-strategi. Er teknik kan vändas från en dyr och okontrollerad kostnad till en tillgång, om allt planeras och används rätt.
2. Vet ni vilka lösningar vi behöver?
Vi har erfarenhet av att ha jobbat med många olika branscher och olika system. Många IT-supportföretag och IT-konsultfirmor försöker bara hålla kundens befintliga system vid liv. De kommer inte med konkreta lösningar som kan förebygga problemen eftersom de tjänar pengar så fort ett problem uppstår. Vi går steget längre och gör en total renovering av er IT där allt görs om från grunden. Vi arbetar proaktivt, vilket betyder att vi förebygger problemen istället.
3. Det låter ju dyrt om ni tänker göra om allt kring vår IT. Vad kan det kosta?
Det beror på vad man menar med dyrt. Är det billigt att ni gång på gång får driftstopp så personalen tappar koncentrationen, kan inte arbeta, blir irriterad och sedan ska komma in i arbetet på nytt för att fortsätta där han/hon slutade? Räkna om all den tiden i pengar baserad på varje anställds lön. Vad kostar det varje gång en köpsugen kund får vänta bara för att era system inte fungerar? Är det billigt att ta leasingkontrakt på dyr serverutrustning som snabbt blir gammal och ska bytas ut efter tre år, och då konfigureras om helt ifrån grunden igen, för att i slutändan fortfarande basera sig på samma gamla IT-strategi? För ni har väl en IT-strategi? Är det ekonomiskt att råka välja fel dator-, skrivare- eller servertillverkare och inse det efter köpet med följd att utrustningen går sönder eller inte fungerar som den ska? Nej, sådant kan ni ju aldrig veta i förväg. Men varför ska ni då ens ta hand om den biten själva? Vi vet och har erfarenhet av vilken utrustning och vilka lösningar som är bra – och som passar just er. Ni är ju bra på er sak och vi är bra på vår sak. Varför ska ni sätta er in i IT och försöka uppfinna hjulet på nytt? Om allt görs rätt från början så fungerar allt – hela tiden. Alltså spar ni massor av pengar i slutändan och slipper oroa er över oförutsedda kostnader i form av konsultarvoden och hårdvara. Framför allt slipper ni driftstoppen och driftstörningarna. Självklart får du alltid offert på detta innan vi går vidare. Initialkostnaden behöver inte alls bli så hög som du tror.
4. Innebär den här lösningen en engångskostnad eller en löpande kostnad?
Denna lösning är ett paket av våra produkter. Först bygger vi om er IT-infrastruktur från grunden, vilket innebär en ”projektkostnad”, som grundar sig på nedlagd tid från vår sida, och är en engångskostnad. Sedan ser vi till att de produkter ni hyr av oss hela tiden fungerar. Produkter man ofta hyr i samband med SmartAct är till exempel managerad server (ServPoint), onlinebackup (VaultPoint) och Hosted Exchange (MailPoint). Dessa produkter innebär en löpande kostnad. Vidare ingår förmånen att automatiskt bli SLA-standardkund, vilket ger er högre prioritet på supportärenden och tillgång till vår självbetjäningsportal samt kunskapsdatabas. Vi tar även hand om er IT-dokumentation och ser till att den blir uppdaterad vid behov.
5. Vad händer om vi växer?
Ni betalar aldrig mer än vad ni utnyttjar, vare sig er verksamhet krymper eller växer. Behöver ni mer eller mindre av något så ”skruvar vi i kranarna”. Ni behöver alltså aldrig byta ut dyr IT-utrustning som t ex er server. Ni använder alltid den modernaste tekniken eftersom ni hyr den. Vi uppgraderar, byter ut och ser till att den fungerar regelbundet. Alla sådana kostnader står vi för.
6. Hur fungerar denna tjänst rent teoretiskt?
Steg 1:
Om vi först fokuserar på servern så kan man säga att den är ert nav. Från den sköts allt kring användarrättigheter, delning av filer, affärssystem och mycket annat. Eftersom den plattformen är så kritisk så flyttas den ut i vårt datacenter. Servern kommer ni åt via ert kontor, precis som vanligt, men den är placerad i våra datorhallar. Det är en hyrlösning, vilket innebär att ni hyr hårdvaran och funktionen av oss. Fördelen med det är att ni slipper att leasa en egen server och ni slipper ha hårdvaran hos er. Bara det innebär en lägre kostnad, men viktigast är att säkerheten blir mycket högre. Dessutom ser vi till att servern fungerar dygnet runt. En stöld eller brand i era lokaler blir ett mycket mindre problem när era filer inte ens finns där.
Steg 2:
Era kontorsdatorer (klienter) görs om till terminaler. Ni kommer i fortsättningen inte lagra data här alls. Arbete, som dokument och andra filer, kommer lagras direkt mot servern. Genom att personalen får begränsad tillgång till sin egen dator blir de mer produktiva och kostar mindre pengar. Risken för att virus och trojaner når ert nätverk minskar även drastiskt eftersom de ofta är ett resultat av personalens okontrollerade ”surfning” på ”mindre bra” webbsidor eller användning av privata USB-minnen och hemmabrända CD-skivor.
Steg 3:
Vi går igenom användarrättigheter och utser en person hos er som blir IT-ansvarig. Endast den personen har behörighet att ta kontakt med oss vid eventuella problem. Han/hon har också tillgång till vår självbetjäningsportal där ärenden som frågor och fel registreras. Det vill säga allt kring support. Det innebär även att ni får historik på era gamla ärenden och kan se hur ett tidigare problem har lösts.
Steg 4:
Vi skapar en IT-policy tillsammans med er och ni erhåller en dokumentation över er IT-infrastruktur. Härifrån ska allt fungera och vi fortsätter att sköta ”allt” i bakgrunden.
7. Vad innebär det att ni sköter ”allt” i bakgrunden, enligt föregående punkt (steg 4)?
Vi sköter driften kring de hyrlösningar ni använder. Sådant som uppdateringar/uppgraderingar av mjukvara, licenskontroller och liknande, utförs inte. Mycket går att automatisera och det gör vi i samband med att vi bygger upp er nya IT-miljö. Om ni behöver regelbunden översyn kring ovan nämnt så är det ett avtal ni ska teckna med oss.
8. Jag förstår principen, men har många detaljfrågor. Hur gör vi nu?
Kontakta oss per telefon eller via kontaktformuläret. Vi kommer gärna ut till er och presenterar allt, där vi tillsammans avgör om ni behöver denna lösning eller inte. Vi ställer inga som helst köpkrav bara för att ni bokar ett möte med oss. Mötet är dessutom kostnadsfritt.