Hantera din viktiga information rätt

Säkerhetskopiering, även kallad backup, är något du och ditt företag måste ta på allvar, om du ännu inte löst detta. Viktiga filer, som era dokument och bokföring, måste säkerhetskopieras regelbundet. För att underlätta det hela bör dina användare spara ner filer på en gemensam plats, exempelvis på er server.

Det är viktigt att bestämma vilka rutiner man ska ha för säkerheten kring företagets data. Viktig
information kan komma bort eller av misstag
raderas. Detta går att lösa genom att ditt företag sätter upp rutiner kring säkerhetskopieringen. Enklast, rent tekniskt, är att bara kopiera över alla filer till en DVD eller annan hårddisk, men om inte detta görs regelbundet går det inte att kalla det säkerhetskopiering.

Rutinerna måste skötas

Det bästa ditt företag kan göra är att skaffa en programvara som kan schemaläggas för när varje säkerhetskopiering ska äga rum. Minst en gång per dygn bör backuper tas. Ett problem återstår bara; det krävs dock fortfarande ett fysiskt media som regelbundet ska bytas ut av din personal. Exempel: Tänk dig att du varje natt tar backup till en DVD-skiva. Varje morgon ska DVD-skivan manuellt bytas ut till en ny. Skivan innehållandes backupen bör låsas in i ett brandsäkert kassaskåp — eller ännu bättre, helt lämna dina lokaler. Sköts inte detta och något händer, så har du problem. DVD-skivan kan även hamna i fel persons händer. Är det värt att lägga så mycket tid på en så liten sak?

Smidig lösning — Billig försäkring

Den bästa lösningen som finns i dag är att hyra en backupfunktion av en leverantör. Konceptet kallas onlinebackup. Att hyra detta som en tjänst kallas hosting. I och med detta får ditt företag då tillgång till både kompetent programvara och kompetent personal. Med en sådan tjänst får man en programvara som oftast installeras på en server. Det är en så kallad klientprogramvara som samlar ihop dina filer från utvalda mappar och skickar dem sedan över Internet till en annan fysisk server som ägs av backupleverantören. Allting krypteras, så det blir oläsligt, och går endast att återställa med hjälp av ditt utvalda lösenord. Fördelarna är många. Ditt företag slipper köpa in dyr programvara, dyr teknisk backuputrustning och dyrt fysiskt media. Din befintliga infrastruktur utnyttjas istället. Detta är alltså den absolut billigaste, bästa och säkraste lösningen du kan använda dig utav. Se det som en billig försäkring.

Backup för bärbara datorer

Om du har många säljare ute på fältet som använder sig av en bärbar dator med 3G-uppkoppling så kan samma onlinebackup användas för att ta backup på varje enskild dator. Personal, som får en dator stulen eller trasig, kan snabbt komma in i sitt arbete igen genom att skaffa en ny dator och ladda ner hela backupen via internet. Det spelar ingen roll om han/hon befinner sig på andra sidan jordklotet.