E-post är viktigare än någonsin, men tänker du på din säkerhet?

När du ska upphandla en e-postlösning i dag så ska du alltid ta upp frågor om dess tekniska och fysiska säkerhet, samt mobilitet. Krångligt? Nedan går vi igenom ett par lösningar som kan ge dig bättre nattsömn, eller åtminstone mindre huvudvärk.

Ärligt talat. Det här med e-postsäkerhet, är det något du ens orkar bry dig om? Det är ju ett så uttjatat och tråkigt ämne. Om du däremot inser att du kan spara pengar genom att välja rätt lösning så kanske det blir mer intressant? Ja, jag vet att en ny lösning alltid kostar pengar, men det är ROI (return on investment) som är det intressanta. Har du ett par anställda så kan ni, förutom att spara pengar, spara in en hel del tid också. Förlorad tid får du aldrig tillbaka. Vi tar först upp den irriterande skräpposten, nedan.

Gör dig av med skräpposten

Skräppost, även kallad SPAM, är nog något som inte undgått dig. Skräppost kan innehålla virussmittade filer, eller länkar till osäkra webbplatser. Den typen av e-post är en stor säkerhetsrisk. Det finns en lösning för detta, och det kallas e-postfiltrering eller spamfilter. För det lilla företaget kan en enkel programvara användas som installeras på varje dator. Har du däremot ett par anställda kan det vara värt att investera i en tjänst som hanterar detta. Du har då även chans att få ett par extra funktioner, som antivirusskydd (som rensar bort e-post som innehåller virus), statistik, mejlbackup och kontroll av utgående e-post. Att kontrollera sin utgående mejl är minst lika viktigt som att kontrollera inkommande. Om din dator skulle bli smittad av ett virus, och det automatiskt sänder skräppost via ditt e-postprogram till flera tusen e-postadresser i ditt domännamn, så kan du bli svartlistad hos många internetleverantörer. Detta innebär, enkelt uttryckt, att ditt företags domännamn då hamnar på en ”svart lista”. Listan berättar vilka domännamn som är mindre trovärdiga och som skickar, eller som tidigare har skickat, mycket skräppost.

E-post är mer än att bara skicka och ta emot

Det finns flera olika tekniska lösningar kring att skicka och ta emot e-post. I grunden är detta väldigt simpelt, men när du plötsligt blir beroende av att mejl måste fungera hela tiden, så ställs helt andra krav på den teknik och programvaror som sköter kommunikationen. Att förlora leads eller ordrar bara för att mejlsystemet inte fungerar får bara inte hända. Den mest använda mjukvaran i dag som hanterar elektronisk post är Microsoft® Exchange Server. Det är, kort och gott, en programvara som hanterar all inkommande och utgående e-post. Den erbjuder även ett antal tilläggsfunktioner som kalender- och uppgiftshantering, webbmail, och e-post via mobiltelefonen. Det sistnämnda är smidigt om du har personal ute på fältet hela dagarna och där du vill att de ska kunna svara på sin e-post. Exempelvis kan det även användas som en rapporteringsfunktion eller liknande. Bara din egen fantasi sätter gränserna.

Misstagen du inte får begå

När företag väl har bestämt sig för att använda sig av en egen e-postserver så köper många in dyr hårdvara och investerar i mjukvara och användarlicenser. Det största misstaget är att köra e-postserverns programvara på samma fysiska server som hanterar användare och fildelning. Ett annat stort misstag är att man investerar i en helt ny server, som bara ska hantera e-postkommunikationen, och placerar denna i sitt serverrum. Det många inte tänker på är att e-posten och tekniken då är helt beroende av företagets egna strömtillförsel och internetuppkoppling. Detta kan bli en ännu dyrare historia med tanke på hur dålig den fysiska säkerheten blir. Vad händer om det blir inbrott eller brand i dina lokaler? Vad händer om värmen inomhus stiger? Vad händer vid strömavbrott?
Svaren på frågorna är rätt självklara - det innebär kostsamma driftavbrott med förlust av tid och pengar som följd. Tänk om ett par kunder bestämmer sig för att lämna dig som leverantör? Trots detta finns det många som blundar för dessa problem och, i vissa fall, tar tag i dem när de väl har uppstått, vilket är för sent. Andra är inte medvetna om dem. Hur kostnadseffektivt är det egentligen? Begå inte de här misstagen, du också.

Ett billigare och effektivare sätt

Det är både billigare och effektivare att förebygga problem och risker. Hyr e-postservern istället. Med hjälp av en leverantör som hyr ut en e-postplattform betalar du istället en fast avgift. Ett exempel på lösning är Microsoft® Hosted Exchange. Du slipper därmed själv sköta drift och underhåll. Du slipper köpa in och hantera hårdvara, och du slipper hantera mjukvara och uppdateringar. Dessutom nyttjas inte din viktiga e-postkommunikation längre av din fastighets sårbara internetuppkoppling. Då kontorets internetlina går ner kan du självsäkert rycka på axlarna och lägga tid på något annat istället. Du vet att e-posten ändå alltid kommer fram. Det är säkert, tryggt och billigt.